Menyelenggarakan Rapat Tim Yang Efektif

“O wad some pow’r the giftie gie us

To see oursels as other see us!

It wad frae mony a blunder free us,

An ‘Foolish Nation’.”

--Robert Burns, To a Louse--

Banyak di antara kita setuju dengan kalimat di atas. Setuju dengan kata-kata Robert Burns. Seberapa banyak manajer menjadi “Hakim” dan “Juri” bagi karyawannya ? Semestinya kita bisa berkaca pada diri sendiri !

Sementara itu, banyak uang dan waktu yang disia-siakan dalam rapat-rapat kerja yang tidak dirancang dengan baik. Secara umum, yang cenderung disalahkan dengan adanya rapat-rapat yang tidak produktif itu adalah ketua atau pimpinan rapat. Ia menyelenggarakan rapat tanpa ada tujuan yang jelas, tidak siap, tidak mengelola rapat dengan baik, dan gagal mencapai sesuatu. Namun keefektifan juga tergantung pada persiapan dan tehnis-tehnis yang digunakan oleh para peserta rapat.

Alasan-alasan bagi rapat-rapat yang tidak efektif

Ada banyak alasan mengapa rapat-rapat bisa tidak efektif. Diantaranya adalah :

1.       Sasaran-saran yang tidak jelas dan rapat-rapat dirasa tidak perlu

Rapat diselenggarakan karena “Kita selalu rapat pada hari Senin”, atau “Saatnya Komite mengadakan rapat”. Banyak orang yang hadir merasa seharusnya mereka bisa memanfaatkan waktu secara lebih produktif.

2.       Agenda tidak ada

Karena itu tidak ada arah; para peserta rapat tidak mempunyai gambaran yang jelas mengenai tujuan rapat, keputusan-keputusan yang diambil, atau tanggung jawab-tanggung jawab. Tidak ada agenda dan waktu penyelesaian membuat rapat berlarut-larut, dan banyak waktu yang disia-siakan untuk membahas hal-hal yang sepele.

3.       Komunikasi satu arah

Pada dasarnya, isi rapat ialah pimpinan rapat menyampaikan serangkaian pengumuman, diikuti dengan sejumlah waktu untuk pertanyaan pada akhir rapat. Surat edaran atau memo akan lebih efektif daripada rapat mahal yang diikuti oleh banyak orang dirasakan hanya membuang-buang waktu mereka yang berharga.

4.       Peserta biasanya enggan berbicara.

Ini mungkin karena perasaan malu-malu indivisual atau keinginan agar rapat cepat selesai karena hanya membuang-buang waktu saja. Namun, keengganan ini kadang-kadang diakibatkan oleh kekhawatiranpeserta rapat terhadap reaksi-reaksi negative dari pimpinan rapat atau peserta lain. Mereka tidak ingin membuat kesulitan dan karenanya memilih bungkam. Jika diminta untuk melaporkan kegiatan, mereka akan menjawab, “Tidak ada yang perlu dilaporkan”

5.       Setiap ide baru yang dketengahkan diahncurkan atau diterima tanpa diskusi.

Sekali lagi, ini terjadi ketika rapat-rapat dilangsungkan dalam suasana negative dan orang-orang enggan “menggoyang perahu”. Keinginan untuk memufakat dan menyepakati pimpinan dihancurkan setiap ide baru yang tidak segera disetujui oleh pimpinan rapat. Ketika pimpinan rapat atau peserta yang berpengaruh mengajukan proposal-proposal baru, mereka tidak dikritisi atau dibahas secara memadai.

6.       Konflik pribadi dan perselisihan menggerogoti produktifitas rapat.

Sekali lagi, sering ini karena iklim yang kritis dan negative. Orang-orang menyerang satu sama lain dan mencari muka pada pimpinan rapat. Perselisihan pribadi menyita waktu yang seharusnya dgunakan untuk membahas masalah atau tugas yang ada.

7.       Setelah rapat tidak ada tindakan sama sekali.

Seringnya diselenggarakan rapat berarti tidak ada waktu untu bertindak dan rapat-rapat menjadi pengganti tindakan. Komentar “Saya tidak punya waktu untuk menyelenggarakan itu. Saya lagi ada rapat.” Bukan hal yang luar biasa. Tidak adanya tindakan berikutnya juga berarti bahwa keputusan-keputusan sewaktu-waktu bisa berubah dan orang-orang selalu membicarakan masalah yang sama dalam rapat demi rapat.

Jawaban sederhana terhadap masalah ini adalah secara tegas mengurangi jumlah rapat formal dalam organisasi. 

Karakteristik Rapat Yang Berjalan Efektif

1. Rapat berlangsung dalam atmosfer yang konstruktif, bukan kritis atau negative  
2. Rapat mempunyai alasan atau tujuan yang jelas
3. Sebuah agenda disiapkan dan dibagi-bagikan kepada peserta sebelum rapat
4. Para peserta rapat mempunyai kesempatan untuk menyumbangkan butir-butir pada agenda
5. Yang diundang rapat adalah orang-orang yang tepat dan tidak ada peserta yang diundang dua kali.
6. Fasilitas rapat nyaman dan menyukupi bagi peserta rapat
7. Rapat dimulai tepat waktu
8. Rapat selesai sesuai jadual
9. Pimpinan rapat menggunakan pertanyaan-pertanyaan untuk merangsang diskusi dan secara periodik merangkum hasilnya, sehingga rapat terus bergerak maju
10. Sumbangan dari peserta disambut dengan baik dan setiap orang mempunyai kesempatan untuk mengutarakan pendapatnya
11. Para peserta mendengarkan dengan penuh perhatian dan menanggapi satu sama lain
12.  Ada orang yang mengurusi notulen dan pada akhir tiap topik yang diagendakan, keputusan-keputusan dan tindakan-tindakan yang disepakati diulas kembali
13. Ada fokus pemecahan masalah, dan para peserta mempunyai suara dalam keputusan yang dibuat pada rapat itu
14. Para peserta rapat menujukkan kesediaan untuk berkompromi. Jika konflik pribadi dan perselisihan sedikit
15. Jika menggunakan alat bantu visual untuk menyajikan informal secara efektif
16. Jika digunakan, alat bantu visual tidak sering bermasalah
17. Fokus diarahkan kepadaproduktifitas tim; tidak banyak waktu yang disia-siakan untuk membicarakan masalah-masalah pribadi atau masalah sepele.
18. Biasanya, rapat diakhiri dengan rangkuman pencapaian-pencapaian rapat dan tindakan yang telah disepakati
19. Memo atau notulen rapat dibagi-bagikan kepada seluruh peserta rapat setelah rapat berlangsung
20. Pemimpin rapat melakukan follow up dengan para peserta atas tindakan yang telah disepakati dalam rapat.

Rapat itu penting karena rapat bisa meningkatkan komunikasi dari dan ke manajemen. Rapat juga membantu para manajer memantau keseluruhan operasi dan rapat yang efektif memberikan gambaran yang sekilas mengenai apa yang sedang terjadi di suatu departemen. Dengan mempromosikan komunikasi yang lebih baik dalam organisasi, rapat-rapat tim yang efektif bisa meningkatkan kesehatan organisasi dan moral karyawan.